効果的な会議を実施する方法

科学的およびビジネス環境では、会議はコミュニケーションの最も効果的な方法の1つです。 このようなイベントでは、興味のあるトピックに関する蓄積された経験を要約し、業界の新しい発展を知り、興味深い関係を確立することができます。 原則として、会議は本質的に大規模であるため、注意深く準備する必要があります。

あなたが必要になります

• -施設;

• -マイク;

• -ビデオプロジェクター;

• -文房具;

• -水とスナック。

取扱説明書

1

会議計画を立てます。 目標と目的、レポートのスケジュール、参加者数、必要な資料と技術リソース、イベントの見積もりを含める必要があります。

2

会議の場所と時間を決定します。 多数のお客様にご利用いただける広々としたお部屋をお選びください。 この部屋で必要な機器を接続できるかどうか、事前に確認してください。 時間については、参加者の関心と雇用を考慮に入れてください。 たとえば、金曜日の夜に予定されている学生会議は、若者が休憩や帰宅に慣れているため、非常に否定的な態度を引き起こす可能性があります。

３

会議のトピックを詳しく学びます。 これは、レポートの関連性と科学的重要性を判断するために必要です。 会議をダイナミックで退屈なものにしないために、鋭く、ほとんど研究されておらず、議論の余地のある問題を検討してください。 講演者を招待して、選択した問題についての見解をまとめます。

4

スピーカープレゼンテーションのスケジュールを作成します。 レポート自体には30〜40％の時間を割り当て、残りはディスカッションに充てます。 会議を効果的にするのは、活発で興味深い議論です。 ある問題が次の問題に論理的に流れ込み、議論の対象となるような方法で規制を作成します。

5

材料と技術ベースに注意してください。 インタラクティブホワイトボード、スクリーン付きプロジェクター、コンピューター、マイク、ティアオフシート付きフリップチャート、文房具が必要になる場合があります。 会議の準備をするときは、事前に音声、映像機器の動作を確認してください。 イベントの計画と、参加者用のテーブルに関するレポートの主要な要約を含むフォルダーをレイアウトします。

6

次回のイベントについて、会議の参加者とゲストに通知します。 講演者は、必須の事前登録手続きを受ける必要があります。 会議が十分に大きい場合は、報道関係者や写真家の代表を招待することを忘れないでください。

役立つアドバイス

会議が十分長く続くなら、飲み物と食べ物について考えてください。 参加者ごとにテーブルに水筒を置くことができます。 休憩時間には、ホットドリンクやビュッフェ式の軽食を楽しめます。